Sachbearbeiter*in für den Verwaltungs- und Kundenservice

Verwaltungsservice für den Fachdienst Familien- und Jugendhilfe

• Abwicklung von Kopieraufträgen

• Software- und Statistikeingaben, z.B. JGH, Polizeiliche Wegweisungen, Staatsanwaltschaft

• Arbeitsauflagen: Bei noch nicht bekannten Fällen (bis zu einer Höhe von 20 Arbeitsstunden) Statistik eintragen, Jugendliche und Einsatzstelle anschreiben, überwachen, nach Fristablauf das Amtsgericht anschreiben

• Datenpflege im Fachverfahren LÄMMkom z.B. bei Änderungen von Personenstammdaten

• Heraussuchen und Ablegen von Akten und einzelnen Urkunden im Archiv

• Identifikation von zu löschenden und zu vernichtenden Vorgängen

• Archivierung beendeter Fallakten und Pflege des Archivbestandes

• Pflege des Sorgeregisters

• Statistische Erfassung von U-Untersuchungen, bei bekannten Fällen Anschreiben für den Sachbearbeiter fertigen; bei nicht bekannten Fällen ggf. Eltern anschreiben und Durchführung überwachen

• Telefonannahme für die Fachdienstleitung

• Verwaltung des Posteinganges und des Postausganges

• Führung und Weiterverarbeitung von Listen, z.B. Bereitschaftsdienstliste, Straßenliste, Buchstabenvertretungsliste, Abwesenheitsliste, Organigramm

• Erfassung von Krank- und Gesundmeldungen sowie Pflege der Urlaubskartei für den gesamten Fachdienst

• Pflege der Rufbereitschaftstasche

• Annahme und Weitergabe von Aufträgen für Visitenkarten- und Kalenderbestellungen

• Bestellung des Geschäftsmaterials

• Vorbereitung von Besprechungen

Kundenservice

• Entgegennahme und Verarbeitung von Informationen

• Erteilung allgemeiner Auskünfte

• Zuständigkeitsklärung für eingehende Anliegen

• USB-Sticks von Trägern in LÄMMkom einlesen und den Fall zuordnen

• Vorbereitung und Versendung von Elternbriefen

• Gestaltung und Aktualisierung der Beschilderung im Fachdienst

• Koordinierung der Aktion "Wunschstern"

• Annehmen und Vermitteln eingehender Telefonate

Schreibtätigkeiten für den Fachdienst Familien- und Jugendhilfe

• Abwicklung von Schreibaufträgen über Diktiergerät

• Vorhaltung, Verwaltung und Weiterentwicklung von Standardschreiben

• Drucksachen im Programm "Session" eingeben und verarbeiten

• Bei Polizeimeldungen: Fertigung von Anschreiben für die Polizeidienststelle

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich

• Erfahrungen im Umgang mit Kund*innen sind wünschenswert

• Verwaltungserfahrungen sind von Vorteil

• EDV: Fundierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook), Session, LÄMMkom, H&H bzw. die Bereitschaft, sich die entsprechenden Kenntnisse kurzfristig anzueignen

• Sie sind ein Organisationstalent, verfügen über kommunikatives Geschick und behalten auch bei erhöhtem Arbeitsanfall den Überblick

Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen:

Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen

Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt

Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot

Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)

Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen

Notfallbetreuung für Kinder

Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst

Teilnahme am Fitnessprogramm „EGym/Wellpass“

Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket

Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote

Die Stadt Neumünster wurde als "Top Nationaler Arbeitgeber 2024" von Focus ausgezeichnet.

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames anforderungsgerechtes Arbeitszeitmodell gefunden wird. Ein Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung sollte bereits in der Bewerbung aufgeführt werden. Bewerbende mit Teilzeitwunsch ermutigen wir, mit uns Kontakt aufzunehmen und durch mögliche alternative Arbeitsmodelle (flexible Arbeitszeit und mobile Arbeitsformen) gemeinsame Überlegungen für die ausgeschriebene Stelle zu entwickeln.

Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.